Warum eine TO-DO Liste
Eines der wichtigsten Dinge die ich als Unternehmer gelernt habe, dass mehr als alles andere über Erfolg entscheidet, ist Fokus.
Also welchen Dingen man entscheidet seine Aufmerksamkeit — seine Zeit und Energie — zu schenken.
Wenn man sich nicht Glasklar über seine Ziele ist und das, was man erreichen möchte, wird es sehr schwer irrelevante Dinge oder schlicht Ablenkungen von den wirklich wichtigen Dingen zu unterscheiden.
Wir haben alle einen 24 Stunden Tag, ohne Ausnahme — egal ob du oder Elon Musk.
Und einer der größten Faktoren warum einige soviel schneller vorankommen als andere, ist die Entscheidung mit was wir unsere Zeit verbringen und noch viel wichtiger, mit was nicht.
Diese „Entscheidung“ treffen wir alle jeden Tag wieder und wieder — 10, 100, 1000 mal. Das geht natürlich weit über die Erstellung einer TO-DO Liste hinaus und umfasst deinen gesamten Life Style. Deshalb sind gute Routinen und Gewohnheiten so wichtig.
Mit diesem Beitrag möchte ich eine meiner wichtigen Routinen teilen, um meinen Fokus jeden Tag aufs Neue auf die für mich wichtigen Dinge zu richten.
Meine Routine
Meine Routine zur Aufgaben-Planung war eben so einfach wie effektiv.
Ich mache eine Liste von den Dingen, die ich erledigen muss, um meine Ziele zu erreichen. Dann arbeite ich diese nach und nach ab. Sobald sich neue Aufgaben ergeben, füge ich diese der Liste hinzu.
Über die Zeit habe ich verschiedene Ansätze ausprobiert. Was für mich funktioniert hat, habe ich beibehalten, alles andere habe ich verworfen. So habe ich über die Zeit eine Routine entwickelt, die für mich gut funktionierte.
Über einige Zeit hinweg hatte ich aber das gefühlt, dass ein wichtiges Element in der Kette gefehlt hat.
Dann bin ich durch Nir Eyal in Indistractable auf ein Konzept gestoßen, dass sich wie das fehlende Glied anfühlte. Die Idee: Time blocking.
Es hat sofort klick gemacht und über die nächsten Wochen hinweg habe ich gemerkt, wie sehr mir diese Ergänzung geholfen und meine Produktivität gesteigert hat.
Mit dieser Routine habe das Gefühl, ein solides System für mich entwickelt zu haben, um meine Prioritäten jeden Tag zu setzen — nach Relevanz geordnet und mit Zeitaufwand geplant.
Dieses System möchte ich hier vorstellen. Hier der Ablauf:
Schau dir deine Ziele an
Bestimme die Top 3
Priorisiere die Aufgaben
Plane die Zeit pro Aufgabe
Trage die Zeitblöcke in deinen Kalender
Im folgenden erkläre ich jeden Schritt im Detail.
1. Schau dir deine Zielen an
Ich beginne jeden morgen damit, mir unsere Unternehmensziele für die nächsten 90 Tage anzuschauen, um meinen Blick und meine Gedanken auf das Große Ganze auszurichten.
Für unsere Zielsetzung Nutzen wir eine Kombination aus dem OKR Model (Objectives and Key Results) und The Rolling-Future Model (von Dan Sullivan). Beitrage hierzu folgen.
Dauer des Schrittes: 1-2 Minuten.
2. Bestimme die Top 3
Nachdem ich mich mental auf meine Ziele eingestimmt habe, bestimme ich die drei wichtigsten Aufgaben, die ich heute erledigen kann, um meinen Ziel näher zu kommen.
Daher erachte ich Schritt 1. als äußerst wichtig, um sicher zu stellen, dass man auch die richtigen Probleme löst und sich nicht blind auf “offensichtliche” oder die nächst besten Dinge stürzt.
Wenn ich eine Aufgabe am vorherigen Tag nicht erledigt habe, kommt sie heute wieder auf die Liste. Vorausgesetzt natürlich, dass es weiterhin eine wichtige Aufgabe ist, die zwischen mir und dem erreichen meiner Ziele steht.
Das sollte die Frage hinter jeder Aufgabe sein, die man plant zu bearbeiten: Bring mich diese Aktivität meinen Zielen näher?
Auf der Suche nach Aufgaben kann die Frage auch invertiert werden: Welche Aktivitäten bringen mich meinen Zielen näher?
Ich notiere mir meine Top drei immer auf einen Notizzettel.
Dauer des Schrittes: 2-5 Minuten.
2.2 [Optional] Füge einen einfachen Sieg hinzu
Optional füge ich oft noch eine Aufgabe hinzu, die ich einfach und schnell erledigen kann. Das dient mir als Erfolgserlebnis und kleiner Motivations-Boost zwischendurch.
3. Priorisiere die Aufgaben
Nachdem ich mir meine Top 3 Aufgaben auf einen Notizzettel notiert habe, priorisiere ich die Aufgaben. Heißt, ich erstelle eine Reihenfolge mit abfallender Wichtigkeit, in der ich die Aufgaben bearbeiten werde.
Hier ist die Leitfrage: Wie groß ist der Hebel der Aufgabe, um mich meinen Zielen näher zu bringen, relativ zu den anderen Aufgaben? Umso größer, umso wichtiger.
Die Aufgabe, die ich als die wichtigste Aufgabe einstufe, markiere ich mit “1”. Die zweitwichtigste markiere ich mit “2”, etc.
Dauer des Schrittes: 2-5 Minuten.
4. Plane die Zeit pro Aufgaben
Nachdem ich meine Aufgaben priorisiert habe, plane ich, wie viel Zeit ich für jede Aufgabe vermutlich benötigen werde bzw. wie viel Zeit ich für die Bearbeitung der Aufgabe einplane.
Basierend auf meiner Erfahrung kann ich die benötigte dauer für bestimmte Aufgaben relativ gut abschätzen.
Umso öfter man die Zeit für Aufgaben plant und am Ende vergleicht, wie lang man tatsächlich gebraucht hat, umso besser wird man in der Planung.
Dauer des Schrittes: 2-3 Minuten.
5. Trage die Zeitblöcke in deinen Kalender
Als letzten Schritt trage ich meine Aufgaben als Zeitblöcke in meinen Kalender ein.
Ein Zeitblock ist so groß, wie ich ihn in Schritt 4. festgelegt habe. Das können bspw. 20 Minuten oder 1,5 Stunden sein, je nach Art und Umfang der Aufgabe.
Dauer des Schrittes: 2-3 Minuten.
Über den Tag hinweg
Meinen Notizzettel mit den priorisierten Aufgaben und den geplanten Zeitblöcken trage ich den ganzen Tag in meiner Hosentaschen mit mir rum.
So habe ich meine Prioritäten immer Griffbereit.
Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, schnappe ich mir einen Stift und streiche die Aufgabe durch — ein sehr befriedigendes Gefühl.
Wenn ich den Zettel Abends aus der Hosentaschen hole und ich noch eine Aufgabe sehe, die nicht durchgestrichen ist, weiß ich, was ich zu tun habe.
Es kommt auch vor, dass ich eine Aufgabe nicht erledigen kann — ob aus Ressourcenknappheit, externen Umständen oder anderen Gründen.
In diesem Fall markiere ich mir diese Aufgabe in meinem Notizbuch und nehme diese wieder auf, sobald der Blocker entfällt.
Laser Kommentar
Wie im Intro erwähnt dreht sich alles um Fokus.
Im Kontext vom bearbeiten einer TO-DO Liste heißt dass, eine Aufgabe nach der anderen zu bearbeiten. Klingt trivial, aber ist wichtig.
Die Zeitblöcke die ich mir in meinen Kalender eintrage betrachte ich als Verträge mit mir selbst.
In einem Zeitblock mache ich nichts anderes, als das, was ich geplant habe — ich schaue nicht auf mein Handy, ich checke keine Emails und ich hole mir zwischendurch keinen Kaffee.
Ich fange mit Aufgabe „1“ an und arbeite solange daran bis ich diese erledigt habe oder die Zeit, die ich dafür gesetzt habe, abgelaufen ist. Vorher mache ich nichts anderes.
Auf diese Weise arbeite ich am effektivsten. Ich versuche Ablenkungen zu minimieren und Fokus zu maximieren.
Key Takeaways
Mein Prozess, um meine täglichen TO-DO’s zu planen, ist einfach und effektiv:
(1) ich führe mir meine Ziele vor Augen und (2) bestimme dann die wichtigsten Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen kann, die mich meinen Zielen näher bringen. Anschließend (3) bringe ich die Aufgaben in die Reihenfolge nach Wichtigkeit und (4) plane die Zeit, die ich für jede Aufgabe benötige. Als letztes (5) trage ich die Aufgaben als Zeitblöcke in meinen Kalender ein.
So habe ich einen klaren Tagesablauf und kann mich auf das fokussieren, was wichtig ist: das erreichen meiner Ziele.
Ablenkungen und Nichtigkeiten kann man so besser erkennen und folglich delegieren, ignorieren oder eliminieren.
Dieser Prozess hilf mir jeden Tag auf Kurs zu bleiben und hat meine Produktivität durch die Decke gehen lassen.
Ich hoffe, das du zumindest einen Aspekt in diesem Beitrag hilfreich fandest. Falls ja, lass mich wissen was es war und was du über meine Routine denkst!
Wie planst du deinen Tag?